お知らせ
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2022年6月10日
2022年度 関西玉翠会 第1回年次幹事会
2022年度 関西玉翠会 第1回年次幹事会 議事録
日時：2022年4月23日（土）15：00～17：35
場所：イオンコンパスroomA
参加人数：会場参加 23名 オンライン参加 14名
議題
- 開会の辞
- 樋口会長 ご挨拶
- 東京玉翠会等のご案内(田島副会長)
- 2021年度会計報告
- 2022年度会計予算案
- 2022年度総会について
- 2022年度案内状について
- 2022年度広告依頼について
- 2022年度会報について
- 2022年度H3卒幹事の年間スケジュールの一部変更について
- 2022年度常任幹事会について
- 閉会の辞
【内 容】
１ ご挨拶(樋口会長)
杉田玄白の「形影夜話（けいえいやわ）」や、千利休の「利休道歌」にあるように、伝統とは、先人の教えを担うもの。その方法は時代により異なるが、継続され受け継がれる精神の本質(守・破・離)に、大切なもの、普遍的なものがある。教えを守り続けながらも、いつしかそれを打ち破り離れて行くことも大切だが、そこにある基本精神は忘れてはならない、それが伝統である。
２ 東京玉翠会等のご案内(田島副会長)
(1)東京玉翠会：７月９日（土）オンライン開催。森副会長来賓出席
(2)東海玉翠会：９月17日（土）対面開催予定
(3)岡山玉翠会：11月20日（日）対面開催予定
(4)徳島玉翠会：未定
(5)本部役員会：５月28日（土）
(6)大阪香川県人会総会：５月21日（土） 田島副会長、H3卒幹事愛洲が出席予定
３ 2021年度会計報告
【H2村山さん】収入、支出、特別積立会計について報告。特別積立会計の専用口座は解約し、一般会計と同じ口座に入金済み。また、ネットバンキングを手続き済みで次年度へ引き継いだ。
【H1折目さん】本日、事務局長のH1児玉さんと会計のH1折目さんで会計監査を行い、適正だったことを報告。
⇒賛成多数で承認
４ 2022年度会計予算案
【H3佐々木】ハイブリッド総会の予算案（会費３パターン）、当初からリモート総会の予算案、リアル総会が中止となりリモート総会となった場合の予算案（２パターン）の、計６案を提示したうえで、前回２月の年次幹事会のご意見を踏まえて、以下の予算案についてH3卒幹事が提案説明。
[収入]4,794,000円
ハイブリッド総会の参加費１万円パターン
[支出]5,160,000円
・案内状経費：コロナ中止に備えた連絡経費を計上し、前年度比〈増額〉
・総会イベント経費：応援団招致等をオンラインや録画に変更し、前回リ
アル総会比〈減額〉
・諸経費：Zoom契約料や会議室使用料が増え、前年度比〈増額〉
・各支部祝い金：現在判明しているものを計上中
[収支（ネット）]▲366,000円
【S58川井幹事長】支出を算定している総会参加者は300名で想定しているのか？
→（H3愛洲）2019年を踏まえ300名で想定している。
【S53森副会長】2020年度はコロナで総会が中止になったわけではなく、オンラインで総会を開催しているので、訂正をお願いしたい。
→（H3愛洲）コロナで中止からオンラインで開催への修正、了解した。
表記について、適正ではなかった。お詫びを申し上げる。
【S45修理さん】リアルとオンラインで総会を開催するということだが、①それぞれの参加者の想定人数②案内状での周知方法について教えてほしい。また、コロナ感染の関係でリアル参加が少ない場合は中止を検討しているのか。非常に難しい運営になるので十分検討して実施していただきたい。
→（H3愛洲）リアル参加は2017年実績を参考に300名を想定。オンライン参加は2020年、2021年実績を参考に40名を想定。
参加費は、リアル参加は有料、オンライン参加は無料とする。ハイブリッドの総会をご案内し、参加費の振込み数でリアル参加人数を把握する。リアル参加が少ない場合の中止は、今のところ考えていない。開催可否についてはこの後H3卒幹事で考えた総会の開催基準をご説明させていただくので、その説明を聞いていただいてご意見をいただきたい。
【H5中野さん】ホテルでの開催が中止になった場合、ホテルに支払う金額についてキャンセル代の有無や積算方法を含め教えていただきたい。また、リアル総会の参加人数が減少した場合のキャンセル料金についても合わせて教えてほしい。
→（H3佐々木）リアル総会の中止決定時期により、ホテルへのキャンセル料の有無があるため、両パターンを示した。
- ホテルキャンセル代あり＝ホテルへのキャンセル代+会員への総会参加費返金
- ホテルキャンセル代なし＝会員への総会参加費返金のみ
→（H3愛洲）ホテルへのキャンセル料は、キャンセルした人数に比例した金額となる。
【H5中野さん】了解した。
⇒賛成多数で承認
５ 2022年度総会について 及び ６ 2022年度案内状について
2022年10月9日(日)開催予定（場所：ザ・リッツ・カールトン大阪）のハイブリッド総会について、H3池田が以下の案を説明。
（１）最重要条件(案)
感染者を出さない、感染を拡大させない対策の徹底
感染拡大が懸念される場合は躊躇なくリアル開催の中止を検討
（２）具体的な感染防止対策(案)
①総会前～当日
総会前２週間の体調チェックカードの提出検討、受付のサーモカメラ、手指消毒、アルコール提供可否の検討、マスク会食、広い会場で10人テーブルへ４人未満の着席、アクリル板設置、万一の感染発生に備えて感染リスクの高い参加者を特定するため座席移動の禁止を提案
②総会後
総会後１週間以内に感染が発生した場合の情報共有と注意喚起
③案内状に記載する注意事項
・感染状況により、リアル開催を中止しリモート開催となる場合がある。
・リアル開催中止の場合の連絡方法（ホームページ掲載、中止ハガキ送付、名簿管理システムに登録があればメール連絡）
・返金額と返金方法
・体調チェックリストの記入と提出依頼、参加をご遠慮いただくべき体調
・総会後1週間以内に感染した場合の連絡先 など
（３）リアル開催中止を想定した事前準備(案)
・リアル開催中止ハガキの送付、名簿管理システムに登録されたアドレスへの連絡、当日ホテルへ来場した方への対応等をあらかじめ想定し準備する。
・参加費の返金額と返金方法
（４）リアル総会の開催中止基準(案)
①基準
大阪府新型コロナ警戒信号が『赤』又は『黄』の場合、リアル開催中止
②判断時期等
(ⅰ）１回目開催可否決定
開催１ヶ月前(9/10)
(ⅱ）２回目開催可否決定 ※（ⅰ）時点が青の場合
開催２週間前(9/23)
(ⅲ) 緊急開催可否決定 ※（ⅰ）(ⅱ)時点とも青の場合
開催１週間前(10/1)⇒参加予定人数に応じたキャンセル料の発生
※300名参加だと約150万円のキャンセル代が発生する
（５）リアル総会参加費の申し込み期限(案)
リアル開催中止を想定した事前準備が必要なため、2022年6月30日(木)
（主な議論模様）
【S59佐々木副幹事長】中止判断基準には賛成。①幹事が検討した基準を尊重したい。また、案内状にはこの中止判断基準を明記していただきたい。②受付体制については人数を算定していただければ、各年次幹事からも受付のご協力いただける方を検討したい。
【S58川井幹事長】体調チェックシートを忘れた場合に受付ができないとなる大変なので、どのように対応するのかは考えておいてほしい。また、座席移動の禁止は少し厳しすぎると思う。参加される方は移動して久しぶりの再会を楽しみにしていると思うので、座席を移動してもよいが会話するときはマスク着用ということにしてはどうか。あと返金については事務局側にかかる稼働や費用のこともあるので、返金額をもう少し減らしてもよいと思う。
→（H3愛洲）座席移動を許容してしまうと、感染範囲を決めることができず、どなたにご連絡してよいのかわからない状況になるので、座席移動を可能にするのであれば、感染時の対応を検討する必要がある。また返金については、今回2週間前からの体調管理で発熱等の方はご遠慮いただくなど厳しめの条件にしているので、いろいろなケースが考えられること、今回の返金額でも予算的には赤字にならないことなどから、今回の一律での返金方法を提案させていただいた。
【H1折目さん】体調管理等の事前のチェックを厳しくするのであれば、座席移動は可能にしてもよいのではないかと考える。
【S62世羅さん】大会中止の基準は、大阪モデルの「赤色」「黄色」ということで了解した。座席移動が可能になってしまうとリアル総会に参加している全員に感染する可能性があるということなので、座席移動を許諾するのはリスクが高いと思う。
【S45修理さん】座席移動を不可とするのであれば、同じ年次を同一または近いテーブルにするなど座席移動をしなくても話ができる座席配置にしてはどうか。
また、案内状の発送、総会参加の期限含めスケジュールを教えてほしい。
→（H3愛洲）今回の会場は最大800名、約80テーブルで1テーブル4名の座席配置を考えている。できるだけ同じテーブルに同じ年次の方を配置できるようまた同一年次のテーブルが分かれる場合は、近くのテーブルになるよう配慮していく。※スケジュールは、2月の年次幹事会で説明したスケジュールから変更になる箇所をご説明。
〇6月25日のリアル総会開催可否の最終判断を開催1カ月前の9月10日（土）と開催2週間前の9月23日（金）で実施。緊急の場合は開催1週
間前の中止判断あり
〇案内状は4月末までに入稿、5月中旬までに印刷、5月末から順次発送、6月末が振込期限で進める予定。
【S45修理さん】了解した。同じ年次が同一テーブルや近くのテーブルで集まれるようになっており、座席移動しなくても懇親できるように配慮するなど参加者にとって参加しやすいようなことを案内状に明記してほしい。
→（H3愛洲）了解した。
【S63安藤さん】開催基準については、大阪モデルをベースにすることに異論はない。意見としては、まん延防止や緊急事態宣言が発令されたらリアル開催中止にするなどシンプルにしたほうが、参加者にとって納得感があると思うが、どうか。
→（H3愛洲）ここは議論が分かれるところ。H3卒幹事メンバーでいろいろ議論して大阪モデルを開催基準にすることを決めたのだが、ほかの年次幹事の皆様のご意見をお聞きしたい。
【H2谷久さん】実際の会社でも色々厳しいルールがあり、自分の会社では大阪モデルより厳しいルールが定められている。色々H3卒幹事で議論されて決められたのであれば、大阪モデルの開催基準で問題ないと思う。
【S61大越さん】実際に移動制限をしても広い会場では注意も難しいし、現実には移動を止めることはできないのではと考える。移動時もマスクを着用して会話は15分以内にしてもらうなどルールを明確にして対応することでよいと思う。
【H2伊澤さん】意見としては、リアル総会の開催基準については、大阪モデルで「赤信号：リアル開催中止」「黄色信号：リアル開催可否を検討」「青信号：リアル開催を実施」でもよいのではないかと思う。
あと、第1部の総会時に食事を食べていただき、第2部の懇親会では食後の懇親ということで、会話をしない時間帯で食事をとっていただくということが可能であれば案として検討してみてほしい。
【S59大黒副幹事長】意見としては、特に年配の方に座席移動の禁止をご理解いただいてリアル総会にご参加いただく必要があるということ、食事の時間を早めにとって、食事後は移動可能にするなど工夫できないか、また、マスク会食を徹底するのであれば、汚れてもいいように替えのマスクを用意するなどもう少し検討をお願いしたい。
【S55森木さん】総会参加の振込期限が6月30日だと早すぎて判断ができないので、もう少し後ろ倒しできないか。あと、体調チェックシートについては早めにもらってもなくしてしまう可能性もあるので、ホームページでダウンロードできるようにしてほしい。
【S51高木副会長】説明していただいた開催基準やコロナ感染対策で進めていただいてよいと思う。あと、体調チェックシートを忘れた場合は直前の1週間前に発熱があった方はおそらく来ないと思うが、2週間前の発熱の方はどう扱うのかなど気になります。また1テーブル4名でという話だが、今後緩和される見込みはあるのかなど教えていただきたい。
→（H3愛洲）まず今回の期限はリアル開催中止連絡の必要性があります。リアル総会参加者の方に、万一リアル開催中止となった場合の迅速な連絡の体制は取りたいと考えたうえで、まず6月末に総会参加期限を設定させていただいて上で参加者リストを作成し、いつリアル開催中止となっても周知ができるよう事前準備をしています。また、受付時についても、体調チェックシートを忘れた方などについては、問診をさせていただく予定です。
【S53森副会長】総会参加者の振込期限については、もう少し後に設定できないか検討していただきたい。
【H5中野さん】LINEグループを利用するとか可能であれば実施していただきたい。
【H2谷久さん】6月末、7月末、8月末と期限を延ばしてもその時の感染状況に応じての判断になると思う。であれば、当年度幹事が実施しやすい判断時期で問題ないと考える。
【S59佐々木副幹事長】いろいろ意見が出たが、常任幹事会で再度議論する方向で調整するというのはどうか。
→（H3愛洲）座席移動については、議論をさせていただく。
【H2村山さん】7月上旬の作業や8月上旬のリスト作成についてはもう少し時間を短縮できると考えるので、6月末の振込期限はもう少し後ろ倒しできるのではないかと思う。また、4月末に案内状を確定させて5月から発送するのは少し早すぎるのではないかと思う。
→（H3愛洲）案内状を早めに出して6月末に振込期限を設定しているのは参加者リストを早めに確定し、中止ハガキなどを送る準備の時間を確保するという意図がある。P社にお願いして参加者全員に中止ハガキを送るというのも今回初めての作業となるため、実際どのくらいの作業量になるのか読めないこともあり、期間の余裕を見ている。
→（H3愛洲）今までの皆さんからのご意見を踏まえ、座席移動については再度検討するが、案内状については本日の年次幹事会で方向性を決めたい。
【S61大越さん】なぜ案内状についてそこまで議論を急ぐのか。
→（H3愛洲）案内状を5月中旬に発送し、6月末に振込期限を設定して7月上旬から参加者を確認していき、7月末までに参加者リストを作成したいと考えています。8月に入ると夏休みもあり、できれば7月末までに参加者を確定させておきたいと考えている。
【H2伊澤さん】振込期限を6月末から後ろ倒しにする明確な理由がないのであれば6月末の振込期限でよいと思う。
【S61大越さん】振込期限を決めるにあたって、P社の作業期間がかなり長くかかっているように思う。
→（H3愛洲）P社に確認したところ、ほかのお客様の印刷依頼が多数来ており、印刷機械の都合で4月末に案内状を確定してほしいということだったので、今回のスケジュールをご説明させていただいた。
【S58川井幹事長】案内状の注意事項に記載する内容が決まっていない中で、案内状について今日の年次幹事会で決定するのは早いと考える。ゴールデンウィーク明けに内容を検討して、メーリングリスト等で皆さんに案内状の内容を再度確認していただき、案内状を確定してもよいのではないか。
→（H3愛洲）案内状の内容については、再度検討しメーリングリストでご確認をさせていただくなど、再度皆さんにご照会をさせていただく。ただ、振込期限について6月末にするのか、7月末にするのか等、振込期限はこの年次幹事会で決めておきたい。皆様からのご意見を踏まえ6月末から7月末に振込期限を1カ月後ろ倒ししたうえで、案内状のスケジュールを再度組みなおして進みさせていただきたいと思うがよろしいか。
⇒賛成多数で承認
【議論結果】
Ⅰ リアル開催の中止基準（案） ⇒ 承認
Ⅱ 座席移動禁止（案） ⇒ 再度検討
Ⅲ 感染防止対策（案） ⇒ 再度検討
Ⅳ 参加費返金（案） ⇒ 承認
Ⅴ 参加申込期日６月末(案) ⇒７月末の振込期限で承認
７ 2022年度広告依頼について
・昨年度との変更点：カラー広告の復活
・金額、要領等は従来どおりとする。
・昨年度新たに設定された年次協賛金は、今年度も昨年同様に募集を行う。
⇒賛成多数で承認
８ 2022年度会報について
・常任幹事、年次幹事、クラブ幹事へすでに原稿依頼済み（期日5月31日）
・原稿依頼内容や提出先について、再度メールで連絡する。
⇒賛成多数で承認
９ 2022年度H３卒幹事の年間スケジュールの一部変更について
・総会リアル開催判断時期（５，６の（４）②案）⇒ 承認
・会報スケジュール ⇒ 承認
・案内状は再検討し、案をメーリングリストで諮る。⇒ 承認
・総会参加申し込みは、７月末を期日とする。⇒ 承認
・座席移動等については常任幹事会で再度検討する。⇒ 承認
10 2022年度常任幹事会について
2022年６月25日(土) 15:00～17:00
イオンコンパス大阪駅前会議室 Room B
（R4.5.11 追記）
第1回年次幹事会で、総会参加の振込期限の延長のご意見が複数あったことを受け、7月末までの総会参加申込みを少しでも促すために、リアル総会を事務局判断で中止した場合の返還金額（年会費を除く）について、以下のとおり変更する。
（変更前）若干の費用を控除した額を返金
（変更後）全額返金
※変更にあたっては、幹部の方々にご相談させていただいております。
