1.　個人情報の取得

関西玉翠会事務局は、関西在住の高松中学校、高松高等女学校、高松高校卒業生本人の申請により、氏名、卒業年次、自宅住所、自宅電話番号、勤務先(在学校)、勤務先電話番号の個人情報を取得する。
ただし、情報の提供は任意とする。

2.　個人情報の利用

会報や総会等行事の案内の送付、会員相互の連絡など、同窓会活動の目的に限定して利用する。会報には卒業年次と氏名のみを記載する。
ただし、年次幹事については、年次会員間の情報交換を目的として、本人の同意を得た上で、住所、電話番号等を別途掲載する。

3.　個人情報の管理

会員全体の個人情報は、関西玉翠会事務局が、流出防止につとめて適切に管理する。

4.　個人情報取り扱いの外部委託

会員名簿の作成等、個人情報の取り扱いを外部委託する場合には適切な業者を選定し、文書により、個人情報の適切な管理・取り扱いを求める。

5.　会員名簿の取り扱い

各年次幹事がその年次の会員の個人情報を記載した名簿を、関西玉翠会事務局が会員全体の個人情報を記載した名簿を持つ。
名簿の使用目的を会員相互の連絡等の同窓会活動に限定する。
関西玉翠会事務局ならびに各年次幹事は名簿の目的外使用、第三者への貸与あるいは譲渡をしてはならない。但し関西玉翠会は玉翠会本部と名簿情報を共有するものとする。
なおそれを希望しない会員の名簿についてはその限りではない。
住所、電話番号などの情報について問い合わせがあった場合は本人にその旨を伝え、本人に対処を求める。

6.　個人情報の開示、訂正など

会員から関西玉翠会に対し、自らの個人情報について、開示、訂正、利用停止などの申し出があった場合には、本人であることを確認の上、速やかに対応する。

会員名簿の取り扱い（具体的な運用方針）

2005年の総会で決定された「関西玉翠会個人情報保護指針」に沿い、2006年4月8日開催の年次幹事会において、会員名簿の取り扱いの具体的な運用が下記の通り決定されています。

各学年幹事に個人情報を記載したその年次の会員名簿を配布(各年次1部)する。
新たな名簿が配布された時点で、各学年幹事で責任を持って古い名簿を破棄する。
会員より各学年幹事に名簿記載内容の変更連絡があった場合は、事務局まで連絡する。
玉翠会本部が持っている名簿への変更内容の反映は、事務局が実施する。