年次幹事会
年次幹事会
2013年1月30日
2012年度 第2回
年次幹事会議事録
■2013年1月26日 16:00～17:30 弥生会館 比叡の間
■出席者
幹事会員 20名
昭和56年卒 9名
昭和57年卒 9名
合計 38名
■式次第
1． 開会の辞 (昭和56年卒 平田)
2． 会長挨拶 (樋口会長)
3． 2012年度関西玉翠会総会総括 (昭和56年卒 平田)
4． 2013年度関西玉翠会総会についての進捗報告 (昭和57年卒 矢野坂さん)
5. 常任幹事会から (森常任幹事長)
(1)常任幹事会の役割について
(2)関西玉翠会会則改定について
(3)サラトに関する進捗報告
6. その他報告 (HPリニューアル進捗など)
7. クラブ活動報告 (各担当)
8． 次回の年次幹事会について
9． 閉会の辞 (昭和56年卒 平田)
■議事録の記述について
以下の議事録は、年次幹事会にて配布した資料に追記する形で記述してあります。
黒字はもともとの配布資料、赤字は議事進行に当たって提出された意見、質問およびそれに対する回答です。
1．開会の辞
2．会長挨拶 (樋口会長)
3. 2012年度関西玉翠会総会総括 (56年卒平田より説明)
(1)参加人数
【一般参加者】
（事前申し込み） 222名
（当日欠席） 9名
（当日参加） 3名 ⇒（当日参加者数）216名
【ご来賓】
11名（天雲副知事含む）
＊総参加者 227名
＊この他に、香川県大阪事務所2名、四国新聞社1名の「ご参加」があった。
＊11月19日の四国新聞朝刊に写真入りで報道された。
(2)会計関連
・費目により若干の増減があるが、全体としては概ね予算どおりに推移。
(70万程度の赤字)
(3)事後の感想
・会場のラマダホテル大阪に関しては、ホテル担当者が宴会進行を熟知しており、安心して進めることができた。また、オペレーションでもホテル担当者からの提案は実に的確であった。
・ただ、費用的には通常より高めになっている。「それなりのサービスを受けるには、それなりの対価を支払わなければならない」という当たり前のことを改めて実感した。
＊事前調整に手間をかけたので、その分当日の進行に大きな支障がでなかった。
・受付に関しては、当日の集合時に担当者全員で受付マニュアルを読み合わせしたので、全員が同じレベルで情報を共有できた。実際の対応がスムーズにいったのは席割を念入りに検討したことが功を奏したものと思われる。
受付には57年、58年とも積極的に作業に取り組み、大変助かった。
→来年以降も、次の幹事年だけでなく、その次の幹事年からも数名受付応援を頼むのがよい
・オープニングを黙祷で始めたのは良かった。 →今後も継続の方向で引継ぎ予定
松繁さんのピアノはかなりインパクトがあったと思う。
・参加申し込み者のうち8割が事前振込。
「当日会費を支払う人」は昨年より増加したが、「事前申し込みなく当日来て会費を払う人」は激減した。（10数名→3名；うち1名は高松から）
当日払いで受け取った現金は、ホテルへの前払いに充当。（現金を持ち歩くリスク軽減）
当日払いを認めるのであれば、事前振込割引は継続すべき。
・日程に関しては、11月3日はいろいろな行事が多く、欠席理由に「所用や行事のため」というのが目立った。「文化の日」の特質にもう少し目を向けるべきだったかもしれない。
来年は10月26日なので、ドタキャンおよびいきなり参加対策を十分に考えておく必要があると思う。
＊将来的には、「日程の固定」（例えば、10月第4土曜日）が必要になるのではないか。
（要望）今回、年次ごとの名簿が配布されなかったため、どのような方が出席して
いるのかがわからなかった。来年度は名簿を配布してほしい。（年次幹事）
- 2013年度関西玉翠会総会についての進捗報告 (昭和57年卒 矢野坂さん)
・関西玉翆会第20回総会
10/26(土) 16:00より 太閤園にて開催予定
・57年卒担当幹事紹介
5. 常任幹事会から
(1)常任幹事会の役割について
以下のような役割を果たすということで考えたいと思います。なお、HP等の管理をどうするかについては改めてご相談したいと思います。
その点の調整もふまえて4月の年次幹事会に改めて常任幹事会の役割について会則に織り込むことのご提案と、併せて常任幹事会のメンバーを追加するとともに確定にむけたご提案をしたいと思います。
①担当幹事への支援
②クラブ活動
③他支部の総会や高校同窓会連絡協議会への出席(会長、副会長も含め)
④年次幹事会で意思決定する余裕のない場合等の意思決定
⑤その他関西玉翠会の円滑な活動推進に必要な事項の検討調整
・Q)高校同窓会連絡協議会とは何か。(年次幹事)
A)高校同窓会連絡協議会は2年前に発足された関西地区の高校同窓会担当者が 出席し、情報交換を行うもの。2年前は都合つがず不参加、昨年は平成6年卒の山口さんが参加。(岡副会長)
(2)関西玉翠会会則改定について(現行会則は別紙参照)
①急きょの意思決定が必要な場合があることもふまえ、以下の条項を会則に入れることを今回ご提案します。
（常任幹事会）・・・新設
第15条
1 常任幹事会は会長、副会長、常任幹事、担当幹事で構成する。
但し年次幹事等の出席も可とする。
2 常任幹事会は常任幹事長の招集により、適宜開催する。
3 年次幹事会開催時以外に年次幹事会の決議が必要な場合は常任幹事会の決議をも
ってこれに代えることが出来る。但し、その内容を直近の年次幹事会に報告し了承
を得るものとする。
4 本会議を開催することが困難な場合は、書面等（電磁的記録）を含む）による決議
も可とする。
（議決）
第16条
総会、年次幹事会及び常任幹事会の議決は・・・
（以下1条繰り下げ)
・急遽の意思決定が必要な場合もあるため、現会則に「常任幹事会」の項を新設し、常任幹事会内でメール等の手段も用いて意思決定を迅速に行えるようにしたい。(森常任幹事長)
→年次幹事の拍手多数により承認
②なお、担当幹事に関わる会則について、現行のままでいいかどうかについて常任幹事会等で議論検討して改めて4月にご提案したいと思います。
・担当幹事の会則についても常任幹事会で議論し、4月の年次幹事会で提案を行います。現会則では、担当幹事は、卒業後32年目(50歳)、31年目(49歳)となっている。これを実情にあわせ見直したい。
→上記会則は49年卒が担当幹事となった時に31年目を追加するように会則を変更したもの。その後は32年目、31年目で担当幹事を行った。(田島副会長)
→53年卒が担当幹事となった時に54年卒との連携がうまくいかず、結局53年卒のみで担当幹事を行った。それ以降も同様に1年次のみが担当幹事となり、31年目は総会当日の受付担当をサポートするだけにとどまっている。（森常任幹事長）
→2つの年次で連携することには賛同。しかし年次の組み合わせは32年目と33年目とし、メインで動くのは32年目とするのが良いと考える。32年目、31年目の組み合わせではお互い初めての経験のため、問題が発生した場合、対処できないのでは。主幹事を1年間経験した33年目がオブザーバーとして32年目と組む方が合理的だと思う。（年次幹事）
→32年目がメインに動くとすると、33年目との組み合わせでは口出しをされて自由に進めていけないのではないか。(年次幹事)
→常任幹事会をもっと活用するべきでは？サラト(もしくはそれに代わる会社)対応や広告については担当者がころころ変わるよりもある程度継続して当たる方が良いと思われる。(年次幹事)
→32年目がメイン担当、33年目がオブザーバー、31年目は受付対応というように3年次連携が良いのではないか。(年次幹事)
→3年間担当が続くとなると相当疲弊すると思う。2年間が限界では？(年次幹事)
→担当幹事は2年間までが限界と考える。32年目、31年目で担当幹事を行いバックアップは常任幹事会が行うという常任幹事会の役割含め、議論していただきたい。（年次幹事）
→現会則のまま32年目、31年目で担当幹事を行なってきた経験では、問題ないと考える。（年次幹事）
→ご意見ありがとうございます。皆さんの意見を考慮し、4月の年次幹事会で提案するようにします。（森常任幹事長）
(3)サラトに関する進捗報告
・来年度以降についてもサラトを活用するかどうかについて現在常任幹事会メンバー、
担当幹事、来年度の担当幹事との間で検討を進めています。
・今後検討調整を進め4月の年次幹事会に改めてご報告したいと思いますが、①担当幹事の負担軽減が十分はかれる ②今年のような失敗のリスクのないこと などを基本的な考え方として検討を進めたいと思います。
→年次幹事の拍手多数により承認
6．その他報告 (HPリニューアル進捗など)
関西玉翠会ホームページのリニューアル作業完了。
2/1に新ホームページに移行の予定。
http://kgsk.sakura.ne.jp/
・新しいホームページの特徴は、
1)見やすさを考慮し、今風のレイアウト
2)ID、パスワードを持った方であればコンテンツの修正、追加が可能
3)スマートフォン対応 (56年卒 上原)
このホームページリニューアル費用(50万円強)は、関西玉翆会の特別会計より支出したい。特別会計とは、地震など不測の事由によってやむをえず総会が中止となった場合を想定して、会場へのキャンセル料に充当するためにプールされている予算。現在、150万円ほど。 (56年卒 平田)
→年次幹事の拍手多数により承認
7．クラブ活動報告 (各担当より、別紙参照)
8．次回の年次幹事会
平成25年4月13日(土)16時～18時 大阪弥生会館
懇親会も予定しています。
9.閉会の辞 (平田)
