2021年度　第1回　年次幹事会

2021年度 関西玉翠会 第1回年次幹事会 議事録

日時：2021.6.5（土）15：00～17：40
場所：イオンコンパス　RoomB
参加人数：会場参加19名　オンライン参加14名

議題

1.開会の辞
2.樋口会長　ご挨拶
3.東京玉翠会のご案内（副会長）
4.2020年度会計報告
5.2021年度会計案
6.2021年度テーマについて
7.総会・懇親会について
8.会報についての提案及び原稿依頼について
9.広告依頼について
10.まとめ（第1回常任幹事会について）
11.閉会の辞

樋口会長　ご挨拶

今年のテーマ、繋ぐ・繋がる『縁』～昭和・平成・令和～について、同窓会に期待されるものは、卒業生と母校をつなぐ、学校の歴史、精神をつなぐ、同窓生同士のつながり。
奈良の十津川村について、幕末の争乱のとき京都御所の警備にあたり朝廷から菱十の紋をもらう。学校（文武館）も朝廷に作ってもらった。戊辰戦争にかかわり、士族扱い。学校と地域が一体となり生徒集めに躍起になっている。そこに同窓会も尽力。

東京玉翠会のご案内（副会長）

7/10総会。Spatial chat使用。参加登録要で人数制限なし。
クラウドファンディング募集しリターンコースで景品あり。
練習会は今日と27日。ぜひ参加してほしい。

2020年度会計報告

・A様、M様に監査いただいた。特別積立会計　の支出(次期繰越金)を収入と同額に修正した決算報告を作成する。
・苦労してやっていただきありがとう。持ち出しはないのか？
・自腹はない。香川県での仕事や帰省ついでのため。最終承認は総会にて。
・バンカーの目で監査した。間違いない。

2021年度会計案

・大前提としてコロナでリアル開催の判断を迷っている。ホテル開催（縮小）、オンライン総会両方のパターンで予算組み。同窓会の縁はつながるのだが、このままの関玉でつながっていくのだろうか？広告費に頼ること、作業の大変さをダウンサイジングしていく運営を目指した。
・ホテル開催でも140名参加がMAX。広告収入は昨年比企業3割、年次7割の設定。新型コロナを考慮し、リアル開催でも来賓、イベント開催はしない。会報誌は年々製作費が下がっている。中身だけ白黒にすると10万円削減。ページ数削減するともう少し抑えられる。案内状3,300部送付、会報誌600部送付。郵送費の削減のため案内状の送付をデジタル化しては？ 昨年までは母校への寄付が5万円だったが、今年は現役生に総会イベント用動画撮影に協力いただいたのでお礼の気持ちで10万円計上。
 

2021年度テーマについて

繋ぐ・繋がる『縁』～昭和・平成・令和～

・今回幹事をするのがきっかけで思いついた。かつての同級生との縁を感じた。
この会を継続するのに苦労してこられたと思う。新たな世代の人たちとももう少し気楽につながれたら、という思いをこめた。

総会・懇親会について

・広告費に頼った総会開催を再考。人数制限もあり会場確保に苦労しておりキャンセル期限も迫る。本日結論を出したい。
・広告費に頼らない、持続可能な方法を模索。リアル、オンラインどちらでもできるような体制でやりたい。予算面でホテルグランヴィアを予約した。お弁当で6,500円、ソフトドリンク飲み放題つけて7,650円。参加費は10,000円程度。キャンセル迫っているので今日可否を決めたい。来年はやるというつもりで2022年10月22日も仮予約済。おみやげもささやかだが参加費から捻出。5月中に応援団、吹奏楽の動画撮影済。またH2幹事が在校時の文化祭企画として撮影した8ミリ映画「高高探検」を流す企画も考えている。皆さんのご意見を。
・今の時点だとオンライン。ワクチン接種加速していて世情も変わっているが変異ウィルスの懸念もあり見通せない。無理はすべきでない。
・集まるならみんなでわいわい食事したいのでオンライン。
・キャンセル期限あるならオンライン。同年代は5人参加していたが今年は及び腰。グランヴィアは中心街なので難しいかも。
・本来なら集まりたいがオリンピック後の拡大も考えるとオンライン・リアル両方での準備は幹事の負担も大きいのでオンライン。
・リアル開催。65歳以上の方の接種が終わればリスクは下がる。ホテルでの対策は？
・定員半分、パーテーション完備。
・対策していれば、とも思う。しかしリスクを0にしたいとしたら見送らざるをえない。
・参加者140名に絞る…ならできないかも。200名は来るだろうから人数絞るのは難しい。
・リアル開催希望。よく対策していてリスク0です。選択できるようにしたら?
・グランヴィアで第2会場を作るのもあり。高齢の方はオンライン難しい方もいる。私も交渉に参加するので。
・Mさんの名前すでに使った。なんかあったら僕は責任とれません。
・リアルは難しい。去年は総会だけだったが今年は一歩進んだオンライン。幹事は会場にて放送スタイル。ほかの会員は家で飲食しながらそれを楽しむのはどうか。来年はぜひ集まりたいなと思っている。ハイブリッドな形でできればよい。関西玉翠会を知らない若い世代にも知ってもらういい機会かも。
・総会の中での懇親会というスタイルでやろうと思っている。つなぎは自分たちでやる。
・東京での練習会のことを聞いたのだが、関西からの参加も多かったらしい。会費の支払いにかかわらず広く参加を促しては？
・東京玉翠会の練習会に参加した。会場にいるようなリアル感がある。一旦は会場にみんな集まるがそこからいろんな部屋に分かれることができる。昭和1桁の卒業生も参加していた。
・東京玉翠会体験した。しゃべりたい人に近づいたら話せて参加している感があった。URLクリックすれば入れる簡便さもよい。63卒も試用するつもり。ご検討ください。
・費用50人までなら＄50/月。それ以上は要見積。
・同期生から東京玉翠会案内のハガキが来た。どのように周知しているのだろうか？ルートにない人は知らないまま。そこをどうするか。
・グランヴィアは感染対策ができていても、二次会に行った場合のリスク管理ができない。そこで感染しても一次会が原因と言われ、母校の名に傷がつく。

・結論を出したい。⇒オンライン開催にしましょう（会長）。

会報についての提案及び原稿依頼について

・若い世代につないでいくことを大切にしたい。オンライン総会と連動させ、今年は文化祭をテーマに作成。高高の文化祭で玉翠会の部屋があるのでそこを活用したい。会報誌は1,000円／冊でコストがかかっているため、表紙以外モノクロ。クラブ・年次報告は活動が少なくなっているだろうからダイエットする。記事依頼8月～　高高文化祭9月？　昨年はクローズで行われたが寄稿募集する。
・クラブ、年次報告中止は残念。還暦特別バージョンを考えていた。
・田植えなど年次活動かなりしてきた。近況報告のニーズもあるだろう。年次の記事は年次の自由意志。スペース削減など考えてほしい。
・原稿準備していたので何らかの形でお願いしたい
・各年次の自由意志でするしないを決めてほしい。会報は会費を納めている限りあまり削減してほしくない。年会費で支えているものなので。
・想定していたご意見だ。もう少し下の世代につなげていくことが目的。本家の玉翠会の会報はもっとシンプル。いただいたご意見を預かる。
・会報についてはまず自分の年次の活動を見る、というのが皆さん一番。年を追うごとに積み重なっていく。50歳以降昔のつながりを意識していく。こうしたありかたも大切にしたい。
・価値観の問題。本当に必要なら本体玉翠会にもあるはず。
・価値観の問題ではない。幹事をやった年代はこうして積み重なっている。
・2,000円の会費で1,000円の会報誌。事実として広告を取らないと成り立たないという問題もある。年次広告として記事を出す、というのはどうか？
・広告とるのが大変だからやめますというのは違うと思う。不足するなら今までの繰越金を使ってもいいと思う。削ってもよいこととそうでないことがある。
・年次記事を出すために年次広告を出してもらうというのは難しい？
・会報は関玉の記録を残しているもの。それに価値がある。ダウンサイジングを目的に削減するのは違う。
・今の高高を知ってほしいので新たな記事も考えている。
・想定範囲をちょっと超えた。自分たちだけが運営しているわけではないので私たちだけでは決定できない。持ち帰って考える。これが楽しみだと考える方には年次協賛金の形でご負担をお願いしたい。
・10を0にするのは難しい。10を5にする方向で考えてはどうか。1/4ページなら無料、それ以上なら〇万円など。
・固定の事務局を持たずにやっている我々は会報で残すということに意味があり、広告を出していただいた方にお礼の意味を込めて作る。
・8月の常任幹事会までに再検討し意見を聞こう。
・年次記事は活動報告がほとんど。活動報告ではなく、テーマを自由にしたらどうか。例えばワクチン接種の予約で混乱している、そういった記事を掲載するのも一案。
・お知らせという意味もあるので簡素化する前提で分量を制限するなど工夫をしてはどうか。今後会報自体もデジタル化されていく可能性もあるだろう。
・これまでとは違う形になるかも。原稿は完成原稿でもらう、期限厳守で進める旨御了承いただきたい。

広告依頼について

・広告費として集めたものはあくまで会報にしか使わない。7月に広告依頼状送付予定。まずは郵送＆メールで案内。基本的にはメールでやりとりしたい。広告デザインのやり取りが大変だったと聞いているので完全原稿でもらうようにする。こちらでは触らない。
関玉の協賛金はいつでも入金できる状態ではないことがわかった。クレジットカード決済は一定期間のみ振込可能だった。現在はない。年次広告で協力いただいている方は「広告」でなく「協賛金」でお願いしたい。5口以上1万円から「協賛金でご協力いただきました」と載せれば広告原稿のやり取り少なくなる。
・協賛金なら個人でもいただくこともできるではないか？
・年次協賛金と個人協賛金は違う。個人の協賛金をいつでも振り込めるようにすればよいと思う。
・クレジットカード決済はそれができない。ゆうちょ銀行振り込みはいつでもできる。
・年次協賛金には個人の名前はいらないのでは。⇒そうする。

まとめ

・8月の常任幹事会の開催について。本来なら常任幹事会で進捗状況を報告するが今年度はどうするか。⇒常任幹事会の開催はせず、総会運営や会報作成について確認・相談事項がある場合、MLにて対応することとする。